Як подавати заявки на програми фінансування ЄС: можливості для громад

Спікери:

• Іван Кульчицький, президент ГО «Агенція Європейських Інновацій»;
• Станіслав Таран, проєктний координатор з міжнародних партнерств Ради європейських муніципалітетів та регіонів.

Модераторка: Тетяна Жерьобкіна, координаторка проєктів Cedos.

Іван Кульчицький

президент ГО «Агенція Європейських Інновацій»

Говорячи про програми ЄС, наші науковці більше звикли писати заявки на національні конкурси, і виявилось, що вони не є фахівцями з проєктного менеджменту. А коли йдеться про громадські та місцеві організації, то рівень проєктного менеджменту є ще нижчим.

Попри поширену думку, що «Горизонт Європа» є складною програмою, насправді при партнерстві процедура отримання грантів є набагато більш простоою. У нас є приклади проєктів у межах програми: ініціатива «Zero emission», що допомагає містам долати проблему зі шкідливими викидами та надає грантерам 5 млн євро. У межах окремих конкурсів переможцями були Львів, Житомир, Рівне та інші міста України. При цьому, коли дослідницькі установи беруть участь у проєкті, комісія прагне бачити потенційні інновації. І в цей момент громади мають вказувати, в чому вони можуть полягати. 

Зараз підводиться стратегічний план програми «Горизонт Європа» на 2025-2027 роки, і він відповідає стратегії бачення Європи: зелений та цифровий перехід, а також конкурентне, демократичне, інклюзивне суспільство Європи. Програма відновлення України фактично спирається на ці принципи, однак мало хто читає такі стратегічні документи. Більшість громад прагне спрощених та стислих документів з метою отримання грантів, не дізнаючись, яких принципів вони мають дотримуватись. Тут виникає питання: а де шлях до грошей? Простий шлях полягає в тому, що вас хтось приєднав із ваших сильніших партнерів і взяв до проєкту.

Конкурс «Цифрова Європа» важливий через те, що питання цифровізації стоїть на порядку денному. Нещодавно ми подавали заявку на створення європейських цифрових хабів, і близько 6-8 будуть працювати в різних регіонах України. Самі хаби будуть спрямовані на  підвищення рівня використання цифрових технологій як у бізнесі, так і в громадах. Програма EU4Health створена як відповідь на пандемію COVID-19 для підсилення кризової готовності Європейського Союзу. Ми будемо проводити вебінар у Луцьку, де знаходиться контактна точка Міністерства охорони здоров’я та дотичних до нього установ. В українському контексті важливим є аспект покращення системи охорони здоров’я, адже вона фінансується здебільшого на місцевому рівні.

Європейський інститут інновацій та технологій (EIT) має так звану регіональну схему для України, де підтримуються наші інновації. Зараз триває другий конкурс EIT Jumpstarter (Rebuild Ukraine), де вже беруть участь понад 150 українських стартапів. Також був конкурс «Червона калина», де були нагороджені десять кращих жінок-інноваторок, причому інновації стосуються не тільки технологічних, а й суспільних перетворень. Що би це дало громадам? Ваші працівники можуть реєструватися на заходи, присвячені інноваціям, створюючи передумови для комунікування зі стартапами для певних пілотів на своїй території, тобто це напряму не впливатиме на бюджет громади, однак участь у таких заходах є інструментом розвитку ваших людей та входження в міжнародні мережі.

Є суттєва різниця між програмами Європейського Союзу та програмами міжнародної технічної допомоги. Програми ЄС передусім є бюджетними. Вони акцентовані на європейський рівень, на якому ми конкуруємо з проєктами з інших країн. Так, там є спеціальна увага до нас та цільові конкурси, однак треба розуміти, що ми повинні мати конкурентну позицію на європейському ринку. У таких проєктах переважно бере участь від 5 партнерів (часом 10-15 партнерів).

Програми МТД відрізняються тим, що вони більше націлені саме на українські організації, а не на весь європейський сектор, а проєкти може виконувати дуже обмежена кількість партнерів. Як правило, в таких програмах бере участь 2-3 партнери.

Основні етапи підготовки та подання проєктної заявки на конкурси програм ЄС

По-перше, треба знайти програми, які відповідають вашим інтересам, зважаючи на проблеми розвитку вашої громади. Наприклад, якщо вас цікавить тема здоров’я, то звертаєте увагу на «Горизонт Європа» або EU4Health, де є відповідні програми. Але в кожній програмі є ряд конкурсів, тому так само треба в її межах звертати увагу й на конкурси, які там проводяться та в яких доцільно взяти участь. 

Коли ви знаходите конкурс, то треба перевірити, чи є у вас проєктна група для участі в ньому та хто буде подавати заявку: територіальна громада, громадська організація, комунальне підприємство, заклад освіти тощо. Необхідно також вияснити, чи спроможні ви підготувати заявку, зважаючи на умови конкурсу та наявних партнерів. Наступним етапом буде ухвалення самого рішення про підготовку заявки. Це тривалий та складний процес, тому щоб цей документ був належним чином пропрацьований, за нього має бути відповідальна окрема людина. Далі відбувається процес оформлення заявки, узгодження з усіма сторонами, як зсередини, так і ззовні. Зрештою, ви подаєте заявку, зважаючи на процедуру оголошеного конкурсу, відбувається перевірка всіх необхідних документів, та подаються вони до кінцевого терміну в умовах конкурсу.

Важливим при участі в конкурсах є аналіз конкурсної документації. Дуже часто потенційні учасники хочуть брати участь у конкурсі, однак не звертають увагу на його зміст, і тому не можуть реалістично оцінювати свої можливості в ньому. Також треба визначити базовий концепт та основну ідею, щоби це можна було донести в заявці. Окрім того, потрібно знайти ініціатора проєктної заявки, наприклад, досвідчену людину, яка вже брала участь у подібних проєктах. 

Визначення початкового складу партнерів є додатковим елементом міжнародної підтримки. Зокрема потрібно зайнятись розподілом ролей і задач, та визначитись, хто координуватиме проєкт. Дуже часто пріоритет надається людям з інших країн, бо під таким наглядом легше та прозоріше розподілятимуться кошти. Написання та подання проєктної заявки має проводитись із усвідомленням, що писатимете її саме ви, тому треба бути готовим до того, що складними заявками треба займатись самостійно й без чиєїсь допомоги.

Ви маєте ознайомитись із конкурсними вимогами. Наприклад, якщо ви хочете очистити озеро, а подаєте заявку в конкурсі EU4Health, то навряд чи це спрацює, навіть якщо тема опосередковано дотична до здоров’я людей. Таким чином треба під чітку тематику конкурсу обирати свої ідеї. Далі важливим є бажання команди. Це стосується і набутого вами досвіду, і профілю вашої зайнятості, відповідно до чого ви можете виражати власні зацікавленості в ідеях.  Часто під спроможністю організації мають на увазі рівень компетенції команди, але так само ця спроможність виражається і в фінансовому еквіваленті. План відновлення України є хорошим орієнтиром стосовно пошуку ідей. У ньому розписана загальна проблематика, в яку ваша організація може заглиблюватись. Так само можна спиратись і на Цілі сталого розвитку, де є можливість звернути увагу на конкретні цілі або ж на загальну ідею цього документа.

Все починається з ідеї, за якою слідує концепція. На цьому етапі ви не розробляєте детальну документацію, натомість маєте донести партнерам «фішку» проєкту, щоби зацікавити їх у співпраці. Далі оформлюється заявка, яка більш детально в рамках конкурсу доносить суть вашого задуму. І в разі отримання фінансування вона проходить фінансований проєкт. Ви маєте одразу розуміти, що працюєте в англомовній сфері, і навіть якщо справа стосується українських організацій, то вони все частіше надають перевагу англомовним документам. Першим моментом є знайомство з партнерами та інвесторами. Ви маєте коротко описати, ким ви є, в яких напрямках хочете розвиватись, які проєкти перед цим у вас були, які ваші інтереси у співпраці, а також вказати власні соцмережі для комунікації.

Станіслав Таран

проєктний координатор з міжнародних партнерств Ради європейських муніципалітетів та регіонів

У межах проєкту «Мости довіри» ми займаємось утвореннями партнерств, зокрема через європейські програми. Попри складність самих заявок, хороші партнерства дійсно допомагають у цих процесах, тому в Раді європейських муніципалітетів ми на них часто фокусуємось. Рада європейських муніципалітетів об’єднує в собі різні національні асоціації, наприклад Асоціацію міст України, а сама Рада належить до більшої структури – Об’єднаних міст та місцевих урядів.

До складу CEMR входять понад 60 різних асоціацій, які представлені в 41 країні світу, таким чином репрезентуючи понад мільйон обраних політиків на місцевому рівні. Місією Ради є розширення можливостей для регіональних та місцевих урядів шляхом кооперації з різними зацікавленими сторонами. Проєкт «Мости Довіри» охоплює 17 європейських країн, у тому числі й Україну. Метою проєкту є допомога у відбудові України шляхом укладених партнерств, і вже було укладено близько 30 угод між містами України та Європейського Союзу. В рамках проєкту ми організовуємо двосторонні зустрічі між головами малих та середніх громад, у ході яких відбуваються знайомства між муніципалітетами та обговорюються спільні плани щодо подальшої співпраці. Після того, як будуть визначені спільні пріоритети, проводиться організація навчальних візитів до європейських муніципалітетів, де українська сторона може узгодити моменти, які були проговорені під час онлайн-зустрічей.

В результаті цих візитів було сформовано 48 проєктних аплікацій. У них брали участь українські міста, які розробляли проєктні форми, реалізація яких планується шляхом надання технічної підтримки. Основними пріоритетами є управління відходами, очищення води, облаштування бомбосховищ та надання підтримки внутрішньо переміщеним особам.

Також у рамках проєкту ми проводимо тренінги для громад про участь у міжнародних програмах. Раніше ми залучали тільки міжнародних експертів, але оскільки через це часто втрачається український контекст, ми все частіше долучаємо фахівців з України.

Під час розробки проєктних заявок англійська мова є обов’язковою, і на початку документу оформлюється зміст вашої заявки. Далі в змісті все виглядає наступним чином:

1. Загальна інформація. Пояснюється причина вашої заявки, необхідність вашого проєкту та все, що йому передувало.
2. Інформація про організацію, яка займатиметься реалізацією проєкту. Досвід самої організації, проєкти, в яких вона брала участь, та загальні дані про її структуру й сферу інтересів.
3. Мета проєкту. Зазначається загальна мета, а також більш конкретизовані цілі в її межах.
4. Основні активності проєкту. Зазначаються загальні активності й структуровані завдання в їхніх межах із указаними термінами виконання та умовами. Важливо, щоби наведені цілі були дотичними до інтересів організації, яка буде з вами співпрацювати.
5. Вклад у досягнення пріоритетів організації-донора. Наводяться приклади, чому та яким чином ці пріоритети можуть досягатись, а також вказується, чого вже вдалося досягти та над чим ще має вестись робота.
6. Проєктний персонал. Які позиції передбачаються для виконання вищезазначених активностей, хто за що є відповідальним у межах ієрархії персоналу.
7. Активності в ході воєнних дій. Це важливо в українському контексті, бо війна здійснює вплив на велику кількість галузей, тому це варто вказати окремим пунктом. Зазначається ваша адаптивність та гнучкість за таких умов, а також готовність працювати, незважаючи на такі потужні виклики.
8. Сталість. Ваша готовність реалізовувати мету й, після закінчення проєкту, перспектива використовувати результати напрацювань в інших проєктах, у тому числі й для інших муніципалітетів.
9. Контактна інформація. Дані ініціатора, який подавав цю аплікаційну форму.

Три ключові поради представни_цям громад, які планують подаватись на програми фінансування ЄС

Іван Кульчицький

1. Подача на конкурси не має бути для вас разовою акцією. Коли беретесь за проєкт, маєте усвідомлювати, що це частина вашої діяльності. Тобто якщо ви не пройшли на фінансування в рамках певної програми – це все одно ваш досвід, і тому немає причин для розчарувань.
2. Знайдіть активних представників. В малих громадах кадровий ресурс є обмеженим, однак пошук найбільш активних людей є важливим для представлення ваших інтересів.
3. Особистий досвід. Досліджуйте світ, отримуйте досвід, дивіться навколо. В перших проєктах ми не мали належного досвіду, але розуміли, що якщо не зможемо себе одразу проявити, то на наступні нас можуть і не запросити.
   

Станіслав Таран

1. Розвивайте партнерства. Будуйте мережу, знаходьте контакти та в загальному будьте активними.
2. Вчіть англійську мову. Це важливий спосіб налагодження зв’язків із міжнародними та навіть українськими партнерами.
3. Комунікуйте. Закордоном часто нові знайомства заводяться не через соціальні мережі чи email, а через LinkedIn, де видно вашу загальну професійну активність, сферу зайнятості та ваші вже наявні досягнення.