Прийняття рішень за участі мешкан_ок: звіт про роботу Cedos у 10 громадах

Вступ

У межах проєкту «Не залишити нікого осторонь: громадська участь для планування відновлення громад» аналітичний центр Cedos пропонував десятьом територіальним громадам допомогу з учасницького планування відновлення, розвитку та пошуку рішень для актуальних викликів. Громади, які взяли участь у проєкті, були відібрані із 71 заявки в межах відкритого конкурсу, що відбувся в березні 2023 року.

Метою проєкту було посилення спроможності громад залучати житель_ок до процесів відновлення для подолання наслідків війни та викликів, які вона спричинила.

У межах проєкту протягом травня–жовтня 2023 року з відібраними громадами працювали команди експерт_ок у сфері залучення житель_ок, проведення досліджень, просторового та стратегічного розвитку, роботи зі спадщиною, освіти, соціального захисту, житла та міського планування.

Проєкт передбачав спільну роботу експерт_ок з громадами над наступними кроками:

• проведення оцінки потреб громади у залученні житель_ок до реалізації конкретного проєкту (програми, стратегії), над якими громада працювала або планувала працювати;
• визначення основних викликів та обмежень, пов’язаних із залученням житель_ок;
• розробка плану залучення житель_ок та інших зацікавлених сторін до розробки та впровадження проєкту (програми, стратегії);
• проведення однієї події з залучення житель_ок.

Крім цього, експерт_ки надали короткі рекомендації щодо налагодження процесу участі та залучення житель_ок у громаді.

У цьому документі подані основні результати взаємодії експерт_ок у сфері залучення з 10 відібраними громадами, зокрема висновки щодо спільної роботи з представни_цями громад і рекомендації щодо налагодження учасницьких процесів.

Всі додатки до цього звіту можна знайти в документі за посиланням.

Білокуракинська громада, Луганська область

Про громаду

• Тип громади: селищна
• Населення: 15 005 осіб станом на 1 січня 2022 року
• Площа: 789,5 км²
• Рік об’єднання: 2015

До складу громади входять: одне селище — Білокуракине (центр громади) — та 37 сіл. До початку повномасштабного вторгнення економічна діяльність громади переважно концентрувалася на сільськогосподарській сфері. У березні 2022 року територія громади була повністю окупована Росією, тому більша частина населення та місцеві органи влади були змушені переміститися до інших регіонів.

Запит щодо залучення

Органи місцевого самоврядування громади підтримують внутрішньо переміщене населення як з Білокуракинської громади, так і з усієї Луганської області. Для підтримки власного населення громада у квітні 2023 року створила Раду внутрішньо переміщених осіб та склала «Комплексну програму підтримки ВПО». Також громада заснувала «Координаційний центр» для підтримки переселен_ок з Луганської області, які перемістилися в Житомирську область.

Запити громади стосувалися цих напрямків роботи. Представни_ці громади потребували налагодження роботи Ради ВПО та оновлення «Комплексної програми підтримки ВПО». А також оцінки потреб у працевлаштуванні та зацікавленості у спільному дозвіллі серед відвідувач_ок «Координаційного центру».

Робота з громадою

Обговорення запиту та планування подальшої роботи над залученням житель_ок громади. Робота експерт_ок із громадою розпочалася з уточнення запиту й мети, якої хотілося б досягнути. Крім цього, було проведено обговорення попереднього досвіду органів місцевого самоврядування щодо залучення й труднощів, з якими вони зіткнулися. Під час обговорення експерт_ки з залучення окреслили напрямки спільної роботи:

• проведення опитування серед відвідувач_ок «Координаційного центру»;
• організація стратегічної сесії для Ради ВПО;
• покращення комунікаційних навичок громади.

Тренінг із публічної комунікації. Однією з основних проблем громади в залученні було спілкування з мешкан_ками. Експерт_ки з залучення проаналізували комунікацію громади на її сторінках у соціальних мережах, сайті, новинних ресурсах. За результатами цього аналізу, було укладено низку рекомендацій, як підвищити ефективність взаємодії з аудиторією. А також провели тренінг, де обговорили:

• як публічно висвітлювати діяльність органів місцевого самоврядування на сайті, в соцмережах та каналах у месенджерах;
• як залучати громаду до обговорень у режимі онлайн;
• як брати участь в ініційованих населенням обговореннях діяльності ОМС;
• як працювати з негативними коментарями в публічному просторі.

Опитування. Одним із завдань «Координаційного центру» для підтримки переселен_ок із Луганської області громада вбачала допомогу з працевлаштуванням в Житомирській області для переселен_ок. Тому спільно з місцевими органами влади експерт_ки з залучення склали опитувальник для проведення кількісного дослідження. Питання в анкеті стосувалися потреб у працевлаштуванні, кваліфікації респондент_ок, готовності проходити перекваліфікацію. Громада вбачала потребу у підвищенні соціальної згуртованості ВПО з Луганщини, тому другий блок опитування приділили зацікавленості у спільному проведенні дозвілля. Опитування проходило в онлайн- та паперовому форматах. В межах складання анкети експерт_ки провели тренінг із використання гугл-форм для проведення опитувань.

Стратегічна сесія для Ради ВПО. Рада ВПО громади була створена у квітні 2023 року, а на момент початку співпраці експерт_ок із громадою відбулося лише одне засідання Ради. Тому була потреба налагодити роботу Ради, побудувати подальший план її діяльності. Для цього експерт_ки з залучення спільно з громадою організували стратегічну сесію, де пропрацювали такі питання:

• Що потрібно буде зробити для повернення в громаду після деокупації?
• Які напрямки цієї діяльності є найбільш пріоритетними?
• Яким є план роботи за напрямками: що потрібно зробити зараз, що робити одразу після повернення?
• Якими є найнагальніші потреби ВПО, які програми, проєкти, ідеї будуть корисні в організації допомоги їм?
• Які потреби Ради ВПО в навчанні?
• Яким є план дій на наступні два тижні?

За результатами сесії була отримана інформація, необхідна для оновлення «Комплексної програми ВПО».

Основні результати в роботі з громадою

Експерт_кам проєкту вдалося:

• з’ясувати нагальні потреби ВПО та шляхи задоволення цих потреб, а також окреслити подальший план роботи громади для допомоги ВПО — перелік необхідних тактичних дій на найближчий період та стратегічних напрямків роботи;
• організувати початок співпраці органів місцевого самоврядування та Ради ВПО. Після стратегічної сесії представни_ці ОМС провели декілька заходів з навчання та дозвілля для ВПО;
• активізувати роботу Ради ВПО. Після стратегічної сесії Рада ВПО продовжила активну роботу, провела декілька зустрічей для формування плану роботи на подальші 2 роки;
• пропрацювати з громадою основні правила комунікації з житель_ками громади в соцмережах та інших цифрових каналах, зокрема ведення діалогу й реагування на негативні коментарі з боку мешкан_ок;
• зібрати дані щодо потреб ВПО у працевлаштуванні, перекваліфікації та зацікавленості у спільному проведенні дозвілля. На основі зібраної інформації органи місцевого самоврядування організовують події на базі «Координаційного центру» для підтримки переселен_ок із Луганської області, зокрема навчальні заходи із Центром зайнятості, а також переспрямовують зацікавлених у волонтерстві людей у відповідні центри Житомирської області.

Виклики в роботі з громадою

Дещо складніше було зібрати відповіді в межах опитування. Відгук переселен_ок на прохання заповнити анкету був нижчим, ніж очікувалося. Ці труднощі можуть бути подолані через застосування методу «снігової кулі» для поширення серед ВПО опитувальника. Також помічним може бути регулярне поширення нагадування про опитування на майданчиках комунікації громади. Крім цього, одним із можливих способів збільшення відгуку може бути офлайн-опитування з паперовою анкетою у місцях, де збираються ВПО.

Додаток 1. Анкета для ВПО з Луганської області, які перемістилися в Житомирську область

Білоцерківська громада, Київська область

Про громаду

• Тип громади: міська
• Населення: орієнтовно 220 500 осіб станом на 2023 рік
• Площа: 395 км²
• Рік об’єднання: 2020

Громада складається з міста Біла Церква, селища Терезине і 15 сіл. Громада розташована на півдні Київської області, і від центру громади — Білої Церкви — до Києва відстань становить близько 80 км по трасі Київ-Одеса. Зручне транспортне сполучення разом із природними зонами, зокрема річкою Рось та дендропарком «Олександрія», роблять місто привабливим для життя та туристичних візитів. Економічний розвиток громади, з-поміж іншого, зумовлює наявність чималої кількості промислових підприємств, як-от: «Росава» (автошини), Білоцерківський завод залізобетонних конструкцій, Білоцерківський молочний комбінат, завод «Біофарма» — та понад 50 інших. Також в межах громади розташований індустріальний парк. Наявні 16 закладів вищої освіти, зокрема Білоцерківський національний аграрний університет.

Запит щодо залучення

Громада звернулася із запитом на допомогу в залученні місцевої молоді до збору ідей і «мрій» про майбутній розвиток громади, які ОМС хотіли б покласти в основу під час роботи над Стратегією розвитку громади до 2032 року (далі — Стратегія), а саме до святкування 1000-річчя Білої Церкви. Представни_ці громади мали також запит залучити експерт_ок проєкту як посередни_ць між молоддю та органами місцевого самоврядування для побудови довіри між ними.

Робота з громадою

Після уточнення запиту і з’ясування контексту розробки Стратегії, експерт_ки з залучення спланували та взяли участь у наведених нижче активностях.

Воркшоп з аналізу стейкхолдерів Стратегії. Під час першого візиту до громади в липні 2023 року у приміщенні білоцерківської «Агенції стратегічного розвитку» відбувся дводенний воркшоп, де представни_ці ОМС, серед яких були депутат_ки та заступни_ці міського голови, навчилися визначати та мапувати стейкхолдерів, аналізувати можливості та підходи до взаємодії з ними. Окрім молоді, було визначено ще кілька десятків категорій зацікавлених сторін, після чого їх нанесли на мапу впливу та інтересу.

Розробка анкети зі збору пропозицій — «мрій» молодих людей громади. У другій половині серпня 2023 року було проведено декілька онлайн-воркшопів з ініціативною групою щодо розробки й тестування анкети. Збір пропозицій через онлайн-анкету охопив більшу кількість молоді, зокрема й молоді з сільської місцевості. Завдяки опитуванню в гугл-формі вдалося зібрати понад 400 пропозицій протягом вересня-жовтня 2023 року.

Стратегічна сесія із залученням молоді. 19 вересня 2023 року у приміщенні «Молодіжного центру» у Білій Церкві відбулася Стратегічна сесія за участі близько 30 представни_ць молодіжних організацій, клубів, студентства. Учасни_ці заходу працювали в декількох форматах:

• пленарному: міський голова презентував ідею розробки Стратегії;
• груповому: мапування емоцій — учасни_цям пропонувалося позначити на карті локації, які викликають у них страх, сум, радість, інтерес, і презентувати результати іншим учачсни_цям; «Світове кафе» з чотирма столами-обговореннями:
  • місця-магніти громади;
  • місця із потенціалом підсилення;
  • сильні, унікальні сторони громади;
  • процеси, які мають працювати по-іншому).

Після заходу відбувся зворотний зв’язок щодо того, як активізувати потенціал молоді, як залучити та взаємодіяти із мешкан_ками сільської місцевості громади та як посилювати бренд Білої Церкви.

Основні результати в роботі з громадою

• запрошена на Стратегічну сесію молодь була вмотивованою і зацікавленою в обговореннях, активно працювала у групах під час заходу;
• працівни_ці ОМС запросили на стратегічну сесію журналіст_ок, які висвітлили подію у ЗМІ;
• учасни_ці позначали локації, які вимагають уваги, на карті, тож надалі представни_цям ОМС буде зручно опрацьовувати результати.

Виклики в роботі з громадою

Не вдалося залучити заплановану кількість молоді із сільської місцевості та молоді, яка не представляє студентські спілки чи інші активні об’єднання. Крім цього, не вдалося залучити заплановану кількість представни_ць певних груп молоді, зокрема молодих батьків, молодь з інвалідністю, маломобільну молодь. Це можна реалізувати за допомогою фокус-груп із цими категоріями молоді.

Додаток 2. Анкета для молоді Білоцерківської громади

Валківська громада, Харківська область

Про громаду

• Тип громади: міська
• Населення: 30 435 осіб станом на 2021 рік
• Площа: 1019,0 км²
• Рік об’єднання: 2020

До складу громади входять: одне місто — Валки (центр громади), два селища та 99 сіл. Профіль громади — аграрний, підприємства переважно сконцентровані на сільськогосподарській діяльності. За даними громади станом на грудень 2022 року, населення складає 51, 4 тис. осіб: такий приріст відбувся через приїзд внутрішньо переміщених осіб.

Запит щодо залучення

На момент початку спільної роботи громада мала детальну чернетку Стратегії розвитку (далі — Стратегія). Проте внаслідок повномасштабного вторгнення громада тривалий час перебувала в ситуації високої невизначеності. В умовах війни стрімко змінювалися населення, статистика та пріоритети в плануванні діяльності. Тому представни_ці громади звернулися із запитом щодо збору потреб населення для оновлення документа Стратегії.

Робота з громадою

Обговорення запиту громади та робота зі стейкхолдерами. Робота з громадою розпочалася з уточнення запиту, знайомства з попереднім досвідом організації партисипації, із труднощами, які виникали, а також аналізу напрацьованої чернетки Стратегії. Експерт_ки з залучення провели також мапування стейкхолдерів, якого громада вибрала молодь як пріоритетну групу для роботи над залученням. Тож на першому етапі було уточнено запит зі спрямуванням на поглиблене розуміння поточних очікувань, пріоритетів та викликів для молоді громади.

Аналіз комунікації громади в публічному просторі. Громада поділилася своїми переживаннями щодо труднощів комунікації з населеннями, наявністю великої кількості негативних відгуків про діяльність органів влади, низької зацікавленості населення в новинах про розвиток громади. Експерт_ки з залучення проаналізували сторінки в соціальних мережах, де органи місцевого самоврядування публікують новини громади, а також відкриті групи, створені мешкан_ками громади для відкритих обговорень діяльності ОМС. Для того, щоб допомогти громаді налагодити спілкування з населеннями, навчити працювати з негативними коментарями, підвищити навички доступно розповідати про свою діяльність, експерт_ки з залучення провели тренінг з публічної комунікації.

Подія з залученням молоді. В події взяло участь близько 25 осіб, з-поміж яких: представни_ці шкільного молодіжного парламенту, громадських молодіжних організацій, активна молодь. У межах дискусії молодь обговорювала такі питання:

• Як виглядає і що є у місці, де вам хотілося б жити? Як там все влаштовано? Що відбувається, що там можливе?
• Що вже є хорошого у Валківській громаді?
• Які ініціативи та проєкти допоможуть наблизити громаду до картинки бажаного майбутнього?
• Що ми можемо зробити вже наступного тижня, щоби почати це робити?

Основні результати в роботі з громадою

Експерт_кам проєкту вдалося:

• залучити активну молодь, познайомити її між собою, створити простір для обміну думками й баченням розвитку громади; показати, що їх багато чого об’єднує; розробити ідеї спільних проєктів та дати змогу обмінятися контактами; донести що органи місцевого самоврядування відкриті до взаємодії та втілення ідей молоді.
• з’ясувати основні потреби молоді, її бачення майбутнього Валківської громади;
• провести тренінг із публічної комунікації, підвищити навички громади висвітлювати свою діяльність, реагувати на негативні коментарі, брати участь у розпочатих населенням обговореннях діяльності місцевих органів влади.

Виклики в роботі з громадою

Дещо складніше було працювати з мапуванням стейкхолдерів та складанням детального переліку стейкхолдерів Стратегії розвитку. Труднощі виникали з виокремленням груп у складі населення громади. Така ситуація може бути подолана завдяки посиленню уваги до роботи над аналізом груп, на яких спрямована Стратегія, та окреме пропрацювання стейкхолдерів кожного розділу документа.

Дунаєвецька громада, Хмельницька область

Про громаду

• Тип громади: міська
• Населення: 36 941 осіб станом на 2021 рік
• Площа: 661,17 км²
• Рік об’єднання: 2015

До складу громади увійшов 51 населений пункт: місто Дунаївці, що є адміністративним центром громади, та 50 сіл, об’єднаних у 27 старостатів. За кількістю населення громада є однією з найбільших у Хмельницькій області. Громада є аграрною, адже найбільші території у ній займають землі сільськогосподарського призначення (79,6 % від усього земельного фонду).

Запит щодо залучення

Основний запит був зосереджений навколо залучення зацікавлених сторін до збору пропозицій під час розробки «Технічного завдання» для «Комплексного плану просторового розвитку» — стратегічного документа, що об’єднує містобудівну та землевпорядну документації на рівні громади з визначеними напрямами просторового розвитку цих територій. Дунаєвецька громада розпочала підготовчий етап до КП ще у 2021 році, проте через повномасштабне вторгнення до нього вдалося повернутися лише у 2023 році. Під час визначення фінального запиту зі спеціалісткою управління містобудування, архітектури, житлово-комунального господарства, благоустрою та цивільного захисту — експерт_ки проєкту зафіксували потребу в допомозі з підготовкою, опитуванням та проведенням групових обговорень із конкретними стейкхолдерами. Окрім цього, представники громади мали обмежений попередній досвід залучення мешкан_ок, тому частина запиту полягала й у посиленні спроможності застосовувати практики залучення.

Робота з громадою

Після уточнення запиту експерт_ки з залучення спланували та взяли участь у таких активностях.

Аналіз стратегічної документації громади та визначення зацікавлених сторін. Разом зі спеціаліст_ками економічного відділу та управління містобудування експерт_ки з залучення визначили основних гравців, що мають зацікавленість та вплив у просторовому розвитку громади. Вправа на визначення стейкхолдерів дозволила експерт_кам сформувати подальший план залучення до кожної зацікавленої сторони відповідно до їхнього рівня зацікавленості та впливовості.

Опитування. Ця активність передбачала збір пропозицій від мешкан_ок громади, щоб отримати бачення проблемних та сильних сторін громади, оцінити якість послуг і елементів середовища та надати простір для висловлення пропозицій із покращення середовища. Опитування було розраховано на широку групу мешкан_ок, які навряд чи матимуть можливість і зацікавленість долучатися до тривалих обговорень, але натомість можуть виокремити 15–20 хвилин свого часу для заповнення анкети.

Експертні інтерв’ю та фокус-групові дискусії. З більш зацікавленими та впливовими гравцями експерт_ки з залучення провели ряд фокус-групових обговорень, щоб дослідити їхні думку та бачення громади з точки зору просторового розвитку. Зокрема, експерт_ки провели інтерв’ю з міською головою щодо особливостей просторового розвитку Дунаєвецької громади, а також три групові обговорення (з представниками бізнесу, громадськими активіст_ками та працівни_цями органів місцевого самоврядування), де, окрім збору просторових пропозицій, запитували про особливості їхньої діяльності і як вона відображається у просторі громади.

Стратегічна сесія стала завершальним заходом із залучення на етапі підготовки технічного завдання «Комплексного плану просторового розвитку» та співпраці з експерт_ками з залучення загалом. Стратегічна сесія мала за мету підбити підсумки всіх попередніх активностей зі збору пропозицій та секторально обговорити просторовий розвиток громади. Подія відбулася 11 серпня 2023 року у приміщенні виконавчого комітету у м. Дунаївці у форматі «Світове кафе».

Основні результати в роботі з громадою

Стратегічна сесія зібрала необхідну кількість учасни_ць за столами обговорення, що забезпечило динамічну дискусію. Учасни_ці зацікавлено пересувалися поміж столами на наступних колах обговорення, а модератор_ки змогли забезпечити рівномірну представленість учасни_ць за кожним зі столів та стежили за часом тривання дискусії. Робота з мапами за кожним зі столів також стала позитивним досвідом, оскільки вона дала змогу одразу позначати пропозиції з прив’язкою до простору та інших озвучених пропозицій. Всі учасни_ці у формі відгуків позитивно оцінили цю стратегічну сесію.

Виклики в роботі з громадою

• Спершу експерт_ки проєкту планували лише організацію онлайн-опитування. Проте на цьому етапі з’явилася потреба провести додаткове офлайн-опитування. Тому під час кількісного опитування варто одразу передбачати можливість поширення опитувальника у паперовій формі та заздалегідь продумати порядок розповсюдження та зацифрування інформації для аналізу, адже додаткові паперові анкети розповсюджували лише тоді, коли динаміка заповнення онлайн-форми не відповідала поставленим цілям.
• Частина осіб, запрошених на фокус-групові дискусії, врешті, не змогли долучитися. Тому для активнішої групової динаміки під час фокус-групових обговорень варто або долучати більшу кількість учасни_ць до дискусій, або запрошувати більше людей, ніж очікується, враховуючи, що частина з них не зможе бути присутньою.

Додаток 3. Анкета для Дунаєвецької громади

Додаток 4. Мапування стейкхолдерів для Дунаєвецької громади

Карлівська громада, Полтавська область

Про громаду

• Тип громади: міська
• Населення: 20 292 осіб станом на 2023 рік
• Площа: 333,9км²
• Рік об’єднання: 2020

До складу Карлівської територіальної громади входять: місто Карлівка, 11 сіл та 5 селищ. Громада розташована у південно-східній частині Полтавської області на правому березі річки Орчик. Відстань від населених пунктів Карлівської міської ТГ до обласного центру — м. Полтава — коливається від 16,7 км до 74,8 км. Станом на 2023 рік приблизно 1500 осіб, які мешкають у громаді, є внутрішньо переміщеними. Основу рельєфу громади складають лісостепові рівнини. Економіка громади має аграрно-промислову спеціалізацію. На головному підприємстві громади — Карлівському машинобудівному заводі — станом на 2022 рік працювало понад 650 осіб.

Запит щодо залучення

У 2023 році Карлівська громада займалася розробкою Стратегії розвитку громади на 2024–2027 роки. Громаду цікавили методи, завдяки яким можна було б залучати стейкхолдерів до розробки Стратегії розвитку громади. Також громада прагнула отримати знання щодо того, яким чином можна залучати своїх мешкан_ок до процесів ухвалення рішень.

Робота з громадою

Робота експерт_ок з залучення з громадою відбувалася в декілька етапів.

З’ясування та деталізація запиту громади, в межах яких було визначено, що громада потребує поглиблення знань про залучення мешкан_ок до процесів прийняття рішень, а також хоче розуміти, в який спосіб можна визначити та залучити стейкхолдерів до процесу створення Стратегії розвитку громади.

Допомога громаді зі створенням анкети, завдяки якій можна проводити опитування бізнесів громади.

Значна частина роботи з громадою відбулася протягом поїздки експерт_ок до громади в липні 2023 року, де вони працювали з представни_цями Карлівської міської ради.

Експерт_ки проєкту провели представни_цям громади тренінг з інформування про принципи, згідно з якими відбувається залучення до процесів прийняття рішень.

Було проведено аналіз стейкхолдерів, упродовж якого представни_ці громади тренувалися визначати те, які бувають впливи та зацікавленості різних актор_ок з громади в роботі над її розвитком.

Визначено найголовніші аспекти комунікації з деякими стейкхолдерами. Було розглянуто особливості роботи зі старшокласниками (зустрічі без педагогів, спілкування за принципом «рівний рівному», створення безпечного простору), ВПО та молодими батьками (живі зустрічі з простором для знайомства та можливостями для спільної діяльності) та підприємцями (міжособистісна комунікація наживо, обґрунтування важливості участі).

Створено деталізовані плани залучення деяких стейкхолдерів:

• «План залучення підприємців» передбачає проведення онлайн- та офлайн-опитувань як спосіб сягнути цієї групи;
• «План залучення молоді» (старшокласни_ць і студент_ок) передбачає проведення громадського обговорення у форматі «Світове кафе». Така подія дозволяє створити середовище, що буде сприяти обговоренню життя в громаді та бачення її майбутнього;
• «План організації опитування мешкан_ок громади для збору пропозицій до проєкту Стратегії розвитку громади» передбачає розповсюдження створеного експерт_ками проєкту анкети, завдяки якому можна буде отримати зворотний зв’язок щодо напрацювань цього стратегічного документа.

Основні результати в роботі з громадою

Експерт_кам з залучення вдалося:

• провести тренінг, який підвищив обізнаність працівни_ць Карлівської міської ради щодо важливості партисипативного процесу і того, якими є основні принципи в організації залучення мешкан_ок громади до процесів прийняття рішень;
• обговорити з представни_цями громади причини викликів, присутніх у громаді під час попередніх процесів залучення, та шляхи подолання цих викликів;
• детально попрацювати з представни_цями громади над стратегіями залучення ключових категорій стейкхолдерів.

Виклики в роботі з громадою

• Основний запит щодо залучення, з яким мали б працювати експерт_ки, дещо змінювався під час їхньої роботи з громадою.
• Не вдалося досягнути першопочатково запланованих цілей щодо залучення через триваліший процес узгодження запиту з представни_цями громади та обмежені ресурси щодо можливостей співпраці з експерт_ками. Цей виклик можна було б пом’якшити завдяки залученню більшої кількості працівни_ць органів місцевого самоврядування до роботи з учасницькими процесами.

Косівська громада, Івано-Франківська область

Про громаду

• Тип громади: міська
• Населення: 32 281 особа станом на початок 2022 року
• Площа: 337 км²
• Рік об’єднання: 2020

Склад громади: м. Косів і 14 сіл навколо. Громада розташована у передгір’ї Карпат; 12 із 15 населених пунктів мають статус гірських — це 86 % населення і 88 % площі громади. Більшу частину площі складають гори, вкриті лісами, — зважаючи на такий рельєф, громада є малоземельною.

Визначною особливістю є розташування на території Національного природного парку «Гуцульщина». Локація та кліматичні умови сприяють туристичній привабливості громади в усі сезони — для пішого, водного (річки Рибниця, Пістинька), гастрономічного, гірського туризму.

Центром громади є місто Косів, відоме як центр гуцульського мистецтва (гончарство, ткацтво, різьба по дереву тощо). Також воно є транспортним хабом місцевості — через нього пролягають дороги до Коломиї, Кутів, Верховини, Снятина. Саме місто має статус історичного, а також звання міста-курорта.

Запит щодо залучення

До експерт_ок проєкту громада звернулася із запитом про підтримку у проведенні стратегічної сесії для збору інформації з метою формування «Технічного завдання» для розробки «Комплексного плану просторового розвитку території» (далі — КП). На момент початку повномасштабного вторгнення, громада мала затверджене рішення про розробку КП, а також склад робочої групи, але процес зупинився через війну. У команди Косівської громади був попередній досвід організації залучення людей через збір пропозицій від громади (як онлайн, так і через візити в старостинські округи), а також проведення стратегічних сесій, отримання зворотного зв’язку після заходів.

Робота з громадою

Після уточнення запиту щодо стратегічної сесії, експерт_ки з залучення взяли участь у низці підготовчих заходів для цієї події.

На засіданні робочої групи під час візиту до громади у травні 2023 року були визначені стейкхолдери та проаналізовано можливості взаємодії з ними.

На початку червня 2023 року було розроблено і запущено гугл-форму зі збором пропозицій від мешкан_ок громади. Основою для опитувальника стали напрямки зі Стратегії розвитку громади на 2022–2027 роки. Завдяки цьому екперт_ки з залучення та ОМС отримали інформацію, на основі якої спланували тематичне наповнення стратегічної сесії, а також перелік контактних осіб для можливого залучення до обговорення майбутніх рішень ОМС.

30 червня 2023 року відбулася стратегічна сесія у приміщенні Косівської міської ради, яку відвідали 31 учасни_ця. Під час заходу експерт_ки з залучення підтримали службов_иць громади в накопиченні пропозицій для напрямків житлової забудови, господарської діяльності та виробничої забудови, туризму та збереження культурної та історичної спадщини; сфери соціальних послуг та громадської забудови, транспортної мобільності, інженерного забезпечення, благоустрою територій.

Одразу після заходу експерт_ки з залучення зібрали зворотний зв’язок щодо вражень та якості організації стратегічної сесії від учасни_ць за допомогою інструмента «Вихідний квиток». Гості зазначили про дружню атмосферу й готовність почути різні думки серед аудиторії.

Станом на жовтень 2023 року громада планувала затвердити результати Стратегічної сесії, а також взятися за фіналізацію технічного завдання для КП і шукати фінансування для розробки цього документа на основі різних джерел. Також експерт_ки з залучення порадили організувати робочу групу зі старостами сіл для розгляду питань меж громади та земельних питань, що згодом і було втілено.

Основні результати в роботі з громадою

Комунікація й співпраця з експерт_ками з залучення були ефективними. Вдалося оперативно, а саме за півтора місяця, організувати стратегічну сесію. Представни_ці ОМС швидко реагували на запити експерт_ок з залучення та ділилися своїми потребами. Модератор_ками столів під час сесії виступили службов_иці з різних відділів міської ради, вдалося заохотити мешкан_ок (включно з ВПО та людьми з інвалідністю) до активного обговорення.

Виклики в роботі з громадою

Комунікація з респондент_ками гугл-форми, що залишили свої контактні дані, не була як слід організована. Варто було б сформувати перелік осіб, зацікавлених поділитися своїми поглядами на розвиток громади й брати участь у заходах із залучення, зокрема у стратегічній сесії. Водночас цю роботу з комунікації ОМС можуть виконати в майбутньому.

Додаток 5. Анкета для збору пропозицій щодо розроблення Комплексного плану просторового розвитку територій Косівської громади

Додаток 6. Сценарій стратегічної сесії для Косівської громади

Поромівська громада, Волинська область

Про громаду

• Тип громади: сільська
• Населення: 6004 особа станом на початок 2023 року
• Площа: 110,09 км²
• Рік об’єднання: 2016

До складу громади входять 18 сіл. На території громади діють 27 підприємств та фермерських господарств, які працюють за такими напрямами: рослинництво, вирощування зернових, вирощування цукрових буряків, вирощування овочів та ягід, перероблення зерна, заготівля, зберігання овочів та ягід, садівництво та видобуток кам’яного вугілля.

Мешканці громади переважно працюють на місцевій шахті, місцевих фермах, у м. Нововолинську, м. Володимирі, а також за кордоном. На території громади діють 8 закладів середньої освіти, 3 дитячих садки, 10 медичних установ, 7 будинків культури / народних домів та 8 бібліотек.

Запит щодо залучення

Початковий запит громади стосувався інтеграції та залучення ВПО. Після уточнення запиту було вирішено працювати над учасницьким плануванням мобільності у громаді. Громадський транспорт у громаді не є достатньо розвинутим. Способи пересування є розрізненими й не утворюють єдиної системи мобільності у громаді. Отже, перед громадою постало питання щодо створення програми мобільності, яка б об’єднала розвиток громадського транспорту, потреби в розвитку автомобільної, велосипедної та пішохідної інфраструктур — задля якісного та швидкого пересування в межах громади.

Робота з громадою

Нижче наведені етапи роботи експерт_ок з залучення й використані інструменти.

Етап преконсультацій (підготовчий): на цьому етапі експерт_ки з залучення уточнили запит громади, провели картування стейкхолдерів та склали план залучення стейкхолдерів.

Етап консультацій: цей етап охопив анкетування мешкан_ок громади, проведення фокус-групових обговорень, глибинних інтерв’ю та стратегічної сесії.

Етап постконсультацій: завершальний етап, який складався з аналізу результатів стратегічної сесії та підготовки звіту за результатами проведених консультацій. Цей етап умістив також роботу органів місцевого самоврядування над створенням програми мобільності та доступності. Унаслідок цієї роботи громада отримала: звіт з переліком пропозиції до програми мобільності та доступності, досвід із залучення мешкан_ок до розроблення місцевих політик, розуміння можливості ефективного залучення мешкан_ок та, як наслідок, їхні якісні пропозиції.

Основні результати в роботі з громадою

• Для ефективного залучення мешкан_ок вдалося добре провести підготовчий етап, до складу якого увійшли картування стейкхолдерів та складання плану роботи із ними.
• На етапі консультацій було проведено усі заплановані заходи, що допомогло якісно підготуватися до стратегічної сесії та визначити напрями обговорення.
• Стратегічна сесія створила можливості для ефективної взаємодії та обговорення між учасни_цями. Модератор_ки за столами у межах «Світового кафе» працювали якісно, процес переміщення поміж столами був зрозумілим та організованим, дискусія за кожним зі столів — динамічною.
• Прив’язка напрацьованих ідей до мапи громади забезпечила наочність пропозицій та їх просторову зорієнтованість.

Виклики в роботі з громадою

• Під час публічних консультацій варто враховувати пору року на момент їхнього проведення. Через час жнив, який збігся з консультаційними заходами, не вдалося залучити частину стейкхолдерів до активностей.
• Затвердження робочої групи з напрацювання «Програми мобільності та доступності» розпорядженням голови громади — покращило б залученість її член_кинь до роботи над програмою.

Додаток 7. Анкета для Поромівської громади

Роменська громада, Сумська область

Про громаду

• Тип громади: міська
• Населення: 58 353 осіб станом на 2021 рік
• Площа: 969,9 км²
• Рік об’єднання: 2020

До складу громади входить 75 населених пунктів, об’єднаних у 16 старостатів з адміністративним центром у м. Ромни. За площею Роменська громада є однією з найбільших у Сумській області, а за кількістю населених пунктів — посідає друге місце в області. На території громади переважає міське населення, частка якого становить 65,6 %.

Роменська громада має значну мінерально-ресурсну базу. До прикладу, на території громади розміщені 5 нафтогазових родовищ, які експлуатуються сьогодні, а також 5 інших нафтогазових родовищ, частково розташованих на територіях сусідніх громад. Громада також насичена історичною та природною спадщинами: тут розташований історико-культурний заповідник «Посулля» з пам’ятками історії козацтва, а також група скіфських курганних некрополів.

Запит щодо залучення

Громада звернулася із запитом допомогти залучити людей до розробки «Плану відновлення та розвитку територіальної громади». Після спільного обговорення команди проєкту та представни_ць громади було вирішено сконцентруватися на підтримці громади в організації залучення до розробки «Технічного завдання» для «Комплексного плану просторового розвитку» — стратегічного документа, що об’єднує містобудівну та землевпорядну документації на рівні громади з визначеними напрямами просторового розвитку територій. Рішення сфокусуватися на стратегічному документі пов’язане з тим, що Роменська громада — велика громада із 75 населеними пунктами, що відрізняються як умовами життя, так і можливими напрямками розвитку та проблемами. До того ж розробка містобудівної документації потребує широкого залучення. Тому громаді було важливо підсилити команду з метою охоплення ширшої аудиторії та посилення уваги до процесу розробки стратегічного документа.

Робота з громадою

Особливістю взаємодії з Роменською громадою було те, що громаді в розробці «Технічного завдання» допомагала комерційна організація ТОВ «Укргруппроєкт». Отож взаємодія в проєкті відбулася між командою аналітичного центру Cedos, представни_цями громади та командою експерт_ок-планувальни_ць.

Робота з громадою була розділена на етапи.

Уточнення запиту про співпрацю, знайомство з залученою проєктною організацією та розподіл обов’язків. На цьому етапі експерт_ки з залучення, представни_ці громади та команда «Укргруппроєкту» розподілили сфери відповідальності. Було вирішено, що підсилення з боку команди Cedos потрібне в організації громадських обговорень у двох населених пунктах, а також у проведенні фокус-груп за трьома напрямами: освіта; культура та спадщина; екологія та навколишнє середовище.

Ознайомлення зі стратегічною та просторовою документацією громади, визначення основних гравців. Ці активності мали на меті зрозуміти особливості роменської громади та сформувати перелік людей чи інституцій, чию думку необхідно врахувати під час розробки «Технічного завдання». На цьому етапі також відбувся перший візит та знайомство з громадою. На спільній зустрічі з робочою групою було визначено чільну стратегію залучення в межах розробки «Технічного завдання», а також обговорені основні групи інтересів.

Проведення фокус-групових дискусій із представни_цями освітньої сфери, культурної сфери та активними мешкан_ками на тему екологічного розвитку. Ці дискусії були спрямовані на вузьконаправлене обговорення основних проблемних точок громади, її сильних сторін та пропозицій щодо вдосконалення з просторової точки зору. У фокус-групах взяли участь громадські активіст_ки, представни_ці експертної спільноти, представни_ці профільних відділів та управлінь, а також ключових інституцій, органів місцевого самоврядування та місцеві депутат_ки.

Проведення громадських обговорень у Пустовійтівському та Малобубнівському старостинських округах із залученням мешкан_ок для збору пропозицій щодо їхнього бачення розвитку цих округів. Події відбувалися у форматі «Світового кафе» — групових обговорень, де учасни_ці малими групами розглядали конкретні теми та сфери, постійно змінюючи столи дискусій. Зустріч відвідали понад 10 осіб у Малих Бубнах та 15 осіб — у Пустовійтівці. Метою зустрічей було обговорити проблеми громади та окремих населених пунктів, виявити сильні сторони та цінності в громаді, а також зібрати пропозиції щодо розвитку з метою підвищення якості життя у сферах мобільності, економіки, навколишнього середовища, освіти та культури, спадщини, благоустрою тощо.

Основні результати в роботі з громадою

• Вдалось залучити мешкан_ок сільської місцевості, зокрема через старост. Це сприяло динамічній дискусії на усіх подіях із залучення.
• Вдалося передати навички модерації декільком спеціаліст_кам та активним мешкан_кам громади. Модератор_ки були закріплені за кожним зі столів під час громадського обговорення. Перед подією вони пройшли короткий інструктаж щодо модерації громадського обговорення. Модератор_ками стали представники_ці відділу архітектури, управління економіки, молодіжної ради та старости. Представни_ці органів влади якісно промодерували обговорення за столами. Головний архітектор громади брав участь у роботі столів та допомагав з модерацією, що, значною мірою, підсилило довіру місцевих мешкан_ок та готовність ділитися власними ідеями.
• Робота з мапами допомогла трансформувати думки учасни_ць в конкретні пропозиції, що пов’язані з простором.
• У фокус групах взяли участь не лише представни_ці профільних відділів та інституцій, а й місцеві активіст_ки, представни_ці громадської ради та експертної спільноти, що дало змогу створити дискусію та забезпечити більш критичну оцінку проблем громади та бачення шляхів вирішення.
• Використання неформальних каналів комунікації в месенджері з член_кинями робочої групи до розробки «Комплексного плану» дозволило оперативно розв’язувати робочі питання.
• Кооперація між громадою, командою аналітичного центру Cedos та ТОВ «Укргруппроєкт» надала змогу провести очні зустрічі не лише в Ромнах, а й в інших старостатських округах. Це сприяло ширшому залученню до обговорення, зокрема сільського населення.
• Поєднання громадських консультацій для широкої громадськості та експертних тематичних зустрічей допомогло зібрати більш комплексну інформацію для розробки ТЗ. Тематичні зустрічі з представни_цями громади (експерт_ками, активіст_ками, депутат_ками, представни_цями профільних відділів) дали змогу не лише дізнатись про проблеми громади, а й обговорити візії їх вирішення на експертному та стратегічному рівнях. Тоді як обговорення з місцевими мешкан_ками в старостинських округах виявило більш локальні проблеми та точкові потреби.

Виклики в роботі з громадою

• Якісне залучення в громаді з великою кількістю населених пунктів потребує відповідної кількості зустрічей, яку важко організувати в короткі строки, визначені для розробки Технічного завдання. На додаток, у фокус-групових зустрічах у середньому брали участь 15 осіб, оскільки важливо було зберегти репрезентативність різних територій громади. Організація таких подій потребувала залучення до команди організатор_ок щонайменше 6 осіб. З метою забезпечення якісного проведення зустрічей та належної модерації, команда звернулася за підтримкою до молодіжної ради, яка допомогла представни_цям органів влади в модерації події.
• Час проведення зустрічей збігся із жнивами. Через зайнятість у сільському господарстві значна кількість мешкан_ок не мала змоги взяти участь в обговореннях у сільській місцевості. Важливо зважати на сезон проведення консультацій з метою залучення більшої кількості мешкан_ок, задіяних у сільському господарстві.
• У день проведення зустрічі в одному з населених пунктів області була оголошена повітряна тривога. Це завадило приїзду учасни_ць з сусіднього населеного пункту. Подія відбувалася в будівлі з укриттям, однак тривога почалася за годину до назначеного часу зустрічі та тривала аж до самого її початку. Команда вирішила проводити консультації. Мешкан_кам, що не змогли взяти участь в події, було запропоновано заповнити письмові анкети.

Сергіївська громада, Полтавська область

Про громаду

• Тип громади: сільська
• Населення: 2700 осіб станом на 2023 рік
• Площа: 167,62 км²
• Рік об’єднання: 2016

До складу Сергіївської громади входять 13 сіл. Сергіївська громада розташована в північній частині Полтавської області, на відстані 136 км від м. Полтава.

Станом на 2023 рік у громаді проживають 260 внутрішньо переміщених осіб (10 % населення громади).

Основу рельєфу громади становлять лісостепові рівнини. Економіка громади має промислово-аграрну спеціалізацію. На території Сергіївської громади розташовані родовища корисних копалин нафти й газу та група підприємств нафтогазового комплексу.

Запит щодо залучення

Громада звернулася з запитом на якісну організацію процесу залучення житель_ок в межах створення «Програми комплексного відновлення територіальної громади». Для представни_ць органів місцевого самоврядування було важливо, щоб до громадських обговорень були залучені мешкан_ки, які представляли б різні професійні сфери та старостати. Обговорення мали стосуватися основних сфер життя громади.

Робота з громадою

Робота експерт_ок із залучення відбувалася в декілька етапів.

Уточнення запиту громади, визначення формату події, в межах якої буде відбуватися громадське обговорення. Основним інструментом залучення було обрано формат «Світове кафе»: в межах чотирьох раундів обговорень учасни_ці по черзі доєднувалися до дискусійних столів, що стосувалися бізнесу, культури та дозвілля, соціальної інфраструктури та комунальної інфраструктури.

Виявлення проблем та потреб мешкан_ок громади завдяки аналізу опитування, проведеного органами виконавчої влади. Завдяки результатам дослідження, органи місцевого самоврядування громади дізналися про актуальні проблеми та потреби трьох старостатів, а також пріоритезували втілення низки запитів на інфраструктурні покращення, реалізація яких почалася влітку 2023 року. Наприклад, було виявлено потребу в оновленні комунальної та соціальної інфраструктури в деяких населених пунктах, а також потребу в місцях для проведення дозвілля дітей.

Громадське обговорення. Спільно з представни_цями відділу економічного розвитку та інвестицій громади експерт_ки з залучення підготували план проведення громадських обговорень. Згодом спільно була проведена подія з залучення мешкан_ок громади. На цій події відбулося мапування проблем у громаді, а також громадське обговорення у форматі «Світове кафе» з чотирма столами для дискусії щодо важливих аспектів життя в громаді: бізнесу, культури та дозвілля, соціальної інфраструктури та комунальної інфраструктури. Подію відвідали 35 осіб.

Аналіз результатів громадських обговорень експерт_ками з залучення (спільно з представни_цями відділу економічного розвитку та інвестицій громади).

Як наслідок співпраці, органи виконавчої влади Сергіївської громади мали змогу краще зрозуміти потреб мешкан_ок громади, а також отримати досвід проведення громадських обговорень. Також у результаті громадських дискусій було визначено пропозиції для винесення на розгляд робочої групи зі створення «Програми комплексного відновлення». Коли буде готовий проєкт «Програми комплексного відновлення», громаді необхідно буде організувати повторні громадські обговорення перед його затвердженням. Можливі формати: офлайн-захід (презентація, запитання та відповіді, а можливо, групові обговорення). Додатковий формат — опублікувати основні слайди з цілями та проєктами у місцевій групі/чаті, де попросити респондент_ок надати зворотний зв’язок упродовж двох тижнів.

Основні результати в роботі з громадою

• У результаті співпраці органи виконавчої влади Сергіївської громади отримали покращене розуміння потреб мешкан_ок громади, а також досвід проведення громадських обговорень.
• До громадських обговорень вдалося залучити представни_ць різноманітних професійних груп (працівни_ці муніципальної сфери, працівни_ці комунальних підприємств, малі фермер_ки, підприєм_иці тощо) з різних старостатів. Вдалося конструктивно обговорити з ними питання різноманітних сфер життя громади, її проблеми та перспективи.
• Також наслідком громадських обговорень стали визначені пропозиції, які було винесено на розгляд робочої групи зі створення «Програми комплексного відновлення».
• На громадській консультації у форматі «Світове кафе» вдалося створити неформальну атмосферу, відкрито обговорити проблеми та пропозиції. Також під час презентації результатів обговорення за столами був присутній голова громади, котрий уважно слухав та конструктивно коментував пропозиції учасни_ць обговорення. Загалом на заході вдалося сформувати атмосферу взаємної довіри.

Виклики в роботі з громадою

• Переважна більшість учасни_ць громадських обговорень прибули з центральних населених пунктів старостинських округів (Сергіївка, Розбишівка, Качаново), а також були працевлаштовані в бюджетній сфері. Зважаючи на це, залучена аудиторія була радше однорідною. Варто враховувати потребу в залученні учасни_ць із менших населених пунктів громади, а також тих, чия робота не пов’язана з бюджетною сферою.
• Подія відбулася на другому поверсі сільської ради, що не має інклюзивного доступу — і це не дозволило залучити до обговорення маломобільні групи людей.

Шабівська громада, Одеська область

Про громаду

• Тип громади: сільська
• Населення: 13 566 осіб станом на 2023 рік
• Площа: 580,91 кв.км
• Рік об’єднання: 2017

Шабівська громада — сільська громада в Білгород-Дністровському районі Одеської області. Громада налічує 13 сіл. На території громади розташовані 23 заклади культури (з них діють лише 17), та 10 закладів освіти. Суттєвим ресурсом громади є географічне розташування безпосередньо поруч із міжнародними транспортними коридорами, а також основними портами України. Переважна кількість суб’єктів громади господарської діяльності займається сільським господарством та переробленням сільськогосподарської продукції. Економічна база громади, господарська активність на території — зорієнтовані як на специфіку району (рекреаційний напрям та розвиток сільськогосподарського виробництва), так і на подальший розвиток комфортного середовища для туризму та життя в екологічно чистому районі. Особливістю громади є значна насиченість підприємствами, зокрема підприємствами з вирощування та перероблення винограду відомої торгової марки «Шабо». Після початку повномасштабного вторгнення через регулярні російські обстріли, а також перекриття головного залізничного мосту через Дністровський лиман, що спричинило значні логістичні труднощі, аби дістатися до «Шабо»: туристичний потік до громади значно зменшився.

Запит щодо залучення

Громада звернулася з запитами щодо організації молодіжного хабу або простору, а також оптимізації шкільної мережі. Під час детальних розмов із представни_цями громади було вирішено сфокусуватися на визначенні рівня активності молоді, зокрема школяр_ок, щоби зрозуміти, як можна активізувати місцеву молодь та залучити її до громадського життя.

Робота з громадою

Робота експерт_ок з залучення з громадою відбувалася в декілька етапів.

З’ясування та деталізація запиту громади, а саме проведення онлайн-зустрічей для уточнення запиту та кращого розуміння контексту громади.

Перша ознайомча поїздка в червні 2023 року. В її межах експерт_ки з залучення організували зустріч з представни_цями органів місцевого самоврядування, зокрема, з головою виконавчого комітету, начальницею відділу освіти, культури, молоді та спорту, головними спеціаліст_ками цього відділу, представни_цями закладів освіти та культури громади. Експерт_ки також провели мапування стейкхолдерів з представни_цями органів місцевого самоврядування.

Фокус-групова дискусія з вчитель_ками шкіл громади щодо зацікавленості та активізації шкільної молоді, а також їхнього залучення до громадського життя.

Опитування серед молоді 14–18 років, яка мешкає в громаді, щодо їхнього дозвілля, місць, які вони відвідують, їхньої позашкільної активності, участі у шкільному самоврядуванні та готовності залучатися до життя громади.

Під час другої поїздки в громаду в серпні 2023 року експерт_ки з залучення провели захід із молоддю.Учасни_ці цієї події створили ментальні мапи їхнього дозвілля у громаді, а також обговорили питання:

• які види дозвілля є у громаді;
• з якими прикладами громадської активності знайомі молоді люди;
• які сфери в громаді потребують покращення на думку молодих людей;
• як має відбуватися процес покращення, хто має бути залученим до нього, які ресурси для цього потрібні.

Експерт_ки проєкту також провели стратегічну сесію з працівни_цями сфери культури та освіти щодо залучення молоді, де були розглянуті такі питання:

• можливості для молоді в громаді;
• виклики та перешкоди для активізації молоді;
• рекомендації, розв’язання проблем;
• спроможність громади активізувати молодь.

Основні результати в роботі з громадою

Експерт_кам проєкту вдалося:

• Здійснити ознайомчу поїздку та організувати в її межах зустріч з частиною основних стейкхолдерів: представни_цями відділу освіти, культури, молоді та спорту, представни_цями культурних та освітніх інституцій.
• Здійснити мапування стейкхолдерів з представни_цями органів влади, зафіксувати найбільш зацікавлених та впливових стейкхолдерів.
• Зібрати відповіді молоді за допомогою опитування. Протягом серпня–вересня 2023 року відбувся збір думок з-поміж молоді 14–18 років щодо їхнього дозвілля, відвідуваності заходів культури, стану залучення та готовності долучатися до активного життя громади.
• Провести фокус-групову дискусію з вчитель_ками з різних шкіл. У серпні 2023 року було проведено фокус-групову дискусію з вчитель_ками з різних населених пунктів громади, до якої вдалося залучити близько 20 учасни_ць.
• Провести офлайн подію з молоддю. До події вдалося залучити 16 активних учен_иць, які поділилися своїми міркуваннями щодо дозвілля та громадського життя в громаді.
• Провести офлайн стратегічну сесію щодо активізації молоді. У події взяли участь 16 представни_ць освіти та культури.

Виклики в роботі з громадою

• Активно залучити представни_ць органів місцевого самоврядування до участі у важливих подіях. Представни_ці місцевого самоврядування не змогли взяти участь у стратегічній сесії щодо активізації та участі молоді в житті громади. Остання потребує фахов_ої спеціаліст_ки у відділі освіти, культури, молоді та спорту — для забезпечення молодіжної політики.
• Зібрати більшу кількість відповідей в опитуванні з молоддю, оскільки експерт_кам з залучення вдалося отримати лише 30 унікальних відповідей. У разі проведення опитувань у майбутньому, громаді варто більше сприяти та комунікувати з представни_цями шкіл для залучення більшої кількості учнівства до опитування.
• Частина вчитель_ок, які долучилися до фокус-групової дискусії, не змогли активно брати участь у розмові через проблеми зі зв’язком та електропостачанням у громаді, спричинені російськими обстрілами. У майбутньому слід врахувати ці чинники та розробити альтернативні варіанти для проведення фокус-групових дискусій.
• Через період завершення літніх канікул, підготовку до нового навчального року, а також труднощі в пересуванні між населеними пунктами громади та у зв’язку з активними російськими обстрілами, не вдалося залучити більшу кількість учнівства різного віку та з різних шкіл громади до події з молоддю. Громаді варто більше комунікувати з активними представни_цями шкільної та старшої молоді за допомогою різних онлайн- (сайт, соціальні мережі, чат-бот громади) та офлайн-інструментів (проведення заходів).

Із середини липня до кінця серпня 2023 року російська армія майже щодня атакувала територію Білгород-Дністровського району, де розташована Шабівська громада. Через тривалі російські обстріли друга поїздка експерт_ок з залучення була перенесена з липня 2023 року на кінець серпня 2023 року. Для гарантування безпеки учасни_ць заходів, експерт_ки проєкту провели подію з молоддю в укритті Бритівської школи, а стратегічну сесію — у самому приміщенні школи, щоб у разі тривоги можна було продовжити роботу в обладнаному укритті.

Додаток 8. Анкета для Шабівської громади

Додаток 9. План події для молоді Шабівської громади

Висновки

Експерт_кам, які працюють з громадами з питань залучення, варто проявляти гнучкість у плануванні й проведенні активностей в умовах повномасштабної війни. Наприклад, бути готовими перепланувати активності у разі обстрілів або відключень електроенергії. Також варто бути чутливими до життя громад в умовах обстрілів або трагічних подій. Наприклад, якщо напередодні громадського обговорення громада постраждала від атаки, то може бути доречним перенести захід, оскільки є ймовірність, що частина стейкхолдерів не зможуть долучитися. Крім цього, якщо на день публічної події у малій громаді запланований похорон місцев_ої військовослужбов_иці, то варто розглянути перенесення заходу на інший день.

Під час роботи з громадами в умовах повномасштабної війни потрібно зважати на безпекові аспекти, наприклад планувати публічні події в укритті або у будівлі, де є укриття. Водночас для збільшення рівня доступності публічних подій та залучення маломобільних груп населення варто проводити заходи в інклюзивному просторі. Крім цього, під час публічної події, як-от громадського обговорення, варто створити комфортні умови для всіх учасни_ць. Можна підготувати каву, чай, воду та пригощання для учасни_ць подій, а також спланувати необхідну кількість перерв, щоби створити умови для неформального обговорення й мережування.

Варто проводити події не лише в центральному населеному пункті, щоб залучити мешкан_ок сільської місцевості або віддалених населених пунктів в умовах проблем із громадським транспортом. Крім цього, можна домовитися з працівни_цями органів місцевого самоврядування, щоби вони використали комунальні транспортні засоби для забезпечення централізованого доїзду житель_ок віддалених населених пунктів.

Для ефективного і якісного залучення варто поєднувати декілька інструментів: наприклад, опитування, консультації, фокус-групові дискусії, інтерв’ю. Ці інструменти можна використовувати як в офлайн-, так і в онлайн-форматі, а також комбінувати їх. Крім цього, органи місцевого самоврядування можуть використовувати неформальні способи для інформування й залучення, щоби досягнути ширшої аудиторії. Це можуть бути культурні події, ярмарки або фестивалі.

Інформування мешкан_ок громад є одним із важливих етапів залучення. Якісне й послідовне інформування щодо результатів залучення й прийняття рішень може сприяти побудові довіри між органами місцевого самоврядування. Крім цього, через повномасштабне вторгнення громади починають працювати над новими типами стратегічних документів, а саме над програмами комплексного відновлення територіальної громади та планами відновлення та розвитку територіальної громади. Тому важливо доступно комунікувати й роз’яснювати особливості й відмінності цих документів. Водночас працівни_ці органів місцевого самоврядування мають усвідомлювати відповідальність перед мешкан_ками, яких вони залучають до розробки стратегічних документів, щодо можливостей реалізувати досягнуті домовленості. Послідовна комунікація та інформування щодо етапів і результатів залучення допоможе уникнути розчарування з боку житель_ок громад.

Важливим аспектом залучення в умовах війни є відновлення або створення зв’язків та підтримка спільнот. Представни_ці тимчасово окупованих громад можуть залучати своїх мешкан_ок через створення неформальних інструментів спілкування або завдяки радам (з питань) ВПО. Крім цього, ті, хто перебуває за кордоном або на службі в ЗСУ, можуть мати потребу долучатися до життя громади. Тому варто продумувати шляхи та інструменти залучення цих груп людей.

Експерт_ки і працівни_ці органів місцевого самоврядування, які організовують процес залучення, мають бути готовими підлаштуватися під можливості стейкхолдерів. Варто завчасно спланувати інструменти досягнення важливих стейкхолдерів. Це означає, що з деякими групами стейкхолдерів потрібно особисто комунікувати або зустрічатися окремо. Водночас варто запланувати й приділити етапу аналізу стейкхолдерів достатню кількість часу, аби якісніше продумати процес залучення.

Працівни_ці органів місцевого самоврядування й мешкан_ці громад можуть мати меншу спроможність долучатися до активної роботи в певні календарні періоди. Тому під час планування активностей з залучення варто зважати на сезонність: наприклад, проводити публічні заходи не в період жнив або посівної, не на початку чи наприкінці календарного року.

В умовах обмежених ресурсів і спроможності органів місцевого самоврядування самостійно організовувати учасницькі процеси громади можуть залучати зовнішніх експерт_ок із залучення або звертатися за допомогою до донорських організацій. Представни_ці ОМС також можуть залучати громадські організації або молодіжні ради для того, щоб ефективніше використовувати наявні ресурси, зменшити рівень навантаження на співробітни_ць та посилити свою команду.

Зовнішнім експерт_кам, які планують й організовують процеси залучення в громадах, варто приїхати до конкретної громади, з якою вони працюють, щоби особисто познайомитися з працівни_цями органів місцевого самоврядування й поглибити свої знання про контекст громади. Залучення зовнішніх експерт_ок посилює можливості органів місцевого самоврядування та дає змогу підсилити власні знання щодо інструментів і форматів залучення. Крім цього, це дає змогу делегувати частину обов’язків, а також провести публічні події з залучення за посередництва незалежної та незаангажованої фасилітації.